Der Meistermoderator
.comeon Bücherreihe
Herausgegeben von Dr. Stefan Amin Talab
Paul Bischofberger
Stefan Amin Talab
Der
Meistermoderator
Das Handbuch für
Personalentwickler, Teamleiter, Trainer und Mediatoren
Verlag
.comeon Bücherreihe
Copyright © 2013 Stefan Amin Talab
.comeon Bücherreihe
Als Taschenbuch erhältlich mit der ISBN 978-3-9502269-0-4
Millennium City, Wehlistraße 55/4, 1200 Wien, Österreich
Verlagsnummer: 3-9502269
Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und der Verbreitung sowie der Übersetzung, sind vorbehalten.
Zeichnungen: Anna Talab
ISBN 978-3-9502269-8-0
Besuchen Sie uns unter: www.comeon.at
BENUTZERHINWEISE
VORWORT: ÜBER DIESES HANDBUCH
KAPITEL 1 GRUNDSÄTZLICHES ZUM THEMA MODERATION
Begriffsbestimmungen
Definition Workshop
Aufgaben eines Moderators
Einsatzgebiete und Moderationsziele
Moderation in verschiedenen Kontexten
…im Workshop moderieren
…in der Besprechung moderieren
…in der Mediation moderieren
…im Training moderieren
Der Faktor Zeit in der Moderation
KAPITEL 2 PERSÖNLICHE VORAUSSETZUNGEN FÜR DEN MEISTERMODERATOR
Gesprächslenkung in der Moderation
Spiegeltechniken
Paraphrasieren
Gefühle reflektieren
Synthese
Meta-Modell-Fragen
Verzerrung
Generalisierung
Tilgung
Gruppenleitung in der Moderation
KAPITEL 3 MODERATIONSPHASEN
Phase 1 – Vorbereitung
Phase 2 – Einstieg
Methoden für den Einstieg
Vorstellungsrunde
Partner-Interview
Der Moderationsball
Blitzlicht
Satzanfänge
Gruppenspiegel
Phase 3 – Bestandsaufnahme
Methoden für die Bestandsaufnahme
Abfrage auf Zuruf
Kärtchenabfrage
Brainstorming
Skulptur
Act-out
Phase 4 – Themenfestlegung
Methoden für die Themenfestlegung
Entscheidung durch Zuruf und Abstimmung
Mehrpunktabfrage
Phase 5 – Themenbearbeitung
Methoden für die Themenbearbeitung
Einpunktabfrage
Mind Mapping
Mehr-Felder-Tafel
CED-Diagramm (Cause-Effect-Diagram)
Themenspeicher
Exkurs: Kleingruppenarbeit
Möglichkeiten der Gruppenbildung
Der Arbeitsauftrag
Phase 6 – Vereinbarungen treffen
Methoden in der Phase „Vereinbarungen treffen“
Maßnahmenplan
Vereinbarungen treffen in Besprechungen
Vereinbarungen treffen in der Mediation
Vereinbarungen treffen im Seminar
Methoden für den Lerntransfer
Take-away-Blatt
Die verzögerte Post
Peer-Coaching
Phase 7 – Abschluss
Methoden in der Abschlussphase
Zwei-Achsenfrage
KAPITEL 4 VISUALISIERUNGSTECHNIK
Grundprinzipien
Anwendung und Technikeinsatz
Grundsätze der Gestaltung
Angemessenheit
Struktur
Reduktion
Hervorhebung
Zusammenhänge
Grafische Elemente
Farbgestaltung
KAPITEL 5 MEDIEN MEISTERLICH EINSETZEN
Wie Medien einsetzen?
Tipps zur Konzentration der Teilnehmer
Checkliste für Ihre Moderationsvorbereitung
Welche Medien einsetzen?
Pinnwand
Beispiel
Whiteboard und Tafel
Projektor- oder Flatscreen-Projektion
Overheadprojektor
Medienvergleich auf einen Blick
Tipps & Tricks für den Medieneinsatz
KAPITEL 6 DIE MODERATIONSMETHODE IM INTERKULTURELLEN KONTEXT
Akzeptanz der „deutschen“ Moderationsmethode
Unterschiedliche Kulturen, unterschiedliche Erwartungen
Kontrollerwartung und Lenkungsanspruch
Experimentierfreudigkeit
Spannungsbogen
BEISPIELSAMMLUNG
BIBLIOGRAPHIE
„Sitzungen werden nicht nur schlecht vorbereitet, sondern oft auch falsch abgehalten[…]. Zum Erfolg braucht es eine gute Moderation.“
Tageszeitung Der Kurier
„Es ist Ihre Party!“ gibt Mediator Stefan Amin Talab jedem angehenden Moderator auf den Weg. Soll heißen: Sie bestimmen wo, wie und wie lange die Musik spielt.“
Medianet
„Trainer etwa seien nicht dazu verurteilt, trockene Schulungen zu machen. Und Mediatoren können im Konfliktgespräch noch besser schlichten.“
Der Kurier
„Zahlreiche Tipps aus der täglichen Arbeit der Autoren runden die Darstellung verschiedener Moderationsinstrumente, wie Einpunktabfrage, den Themenspeicher oder das „Act out“ ab und helfen den Lesern auch schwierige Situationen souverän zu meistern.“
Medianet
„Der Schlüssel zum Erfolg: Gespräche auf Augenhöhe, möglichst frei von Hierarchien.“
Der Kurier
Detaillierte Bücher zum Thema Moderation gibt es zahlreiche. Entsprechende Empfehlungen finden Sie auf den letzten Seiten. Dieses vor Ihnen liegende Buch - so wie die anderen Bücher der .comeon Bücherserie - wartet darauf, von Ihnen benützt zu werden. So wie es aus den Erfahrungen jahrelanger Moderationspraxis in verschiedenen Kontexten entstanden ist, sollen auch die Inhalte lebendig bleiben und Sie viele Jahre lang unterstützen.
Es soll Ihnen als Nachschlagewerk für Ihre Moderationsvorbereitung und als Ratgeber während der Moderation dienen: Sie benötigen vielleicht ein bestimmtes Tool und möchten schnell nachschlagen, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen müssen oder überlegen, welches Medium am besten für eine unvorhergesehene Verlängerung geeignet ist.
Dieses Buch dient aber auch hervorragend dazu, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was Moderation überhaupt bedeutet, welche Fallen und Tipps beachtenswert sind und wie es funktionieren könnte.
Um unsere humanistische Philosophie zu unterstreichen und den lustvollen Aspekt des Lernens zu betonen, dürfen wir Ihnen einige Moderatoren an die Seite stellen, die Sie durch dieses Buch begleiten werden:
Meister-Moderator: Wo er am Seitenrand steht, zeigt er eine Möglichkeit, wie es gut funktionieren könnte. Er gibt Ihnen auch Tipps aus der Praxis!
Verwirrter Moderator: Wie der Name schon sagt: Ein verwirrter Moderator könnte wie beschrieben reagieren. Das ist wohl eher weniger nachahmenswert.
Forschender Moderator: Folgende Fakten geben einen interessanten theoretischen Hintergrund.
Mutiger Moderator: Probieren Sie einfach einmal folgende Möglichkeit aus.
Im Übrigen freuen wir uns sehr über Ihre Rückmeldungen und Anregungen! Bitte schreiben Sie uns an office@comeon.at oder an die Verlagsadresse.
P.S. Meine lebenslange Garantie als Autor: Als Extraservice und „Danke“ für Ihren fairen Kauf dieses Buches schenke ich Ihnen alle Neuauflagen und updates dieses eBooks und nehme Sie kostenfrei in meinen Newsletter auf. Schreiben Sie mir dafür einfach Ihren Namen, e-mail, Kaufdatum und –ort und Sie erhalten die Neuauflage und MeisterNews von mir automatisch zugesendet.
Dieses Buch ist für all jene gedacht, die in irgendeiner Form angehalten sind, Gruppenprozesse zu moderieren. Wir möchten hiermit ein Basiswerk zur Verfügung stellen, das Ihnen die Möglichkeit gibt, sich einen an der Moderationspraxis orientierten Überblick zu verschaffen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie vorgehen, worauf Sie achten und womit Sie planen sollten, wenn Sie eingeladen sind, eine Besprechung oder einen Workshop, eine Tagung oder eine Klausur, ein Seminar oder ein Konfliktbeilegungsgespräch zu moderieren.
Wir werden genauer beleuchten, was unter dem Begriff Moderation denn nun eigentlich verstanden werden kann und welche Werkzeuge und Methoden Sie zu einem Meistermoderator werden lassen.
Dieses Buch richtet sich insbesondere an:
Das Buch ist als Handbuch konzipiert: Es soll Ihnen einerseits die Möglichkeit bieten, bei Bedarf rasch nachschlagen und sich einen schnellen Überblick über die nächsten Moderationsschritte oder –Methoden verschaffen zu können. Dazu haben wir für Sie auch ein Stichwortverzeichnis im Anhang erstellt.
Dieses Buch wurde auch aus der Praxis für die Praxis geschrieben. Wir haben deshalb sowohl auf akademische Abhandlungen als auch weitgehend auf Literatur- und Quellenverweise im Text verzichtet. Sie finden im Anhang eine Liste jener Autoren, auf die wir uns gestützt haben.
Der leichteren und flüssigeren Lesbarkeit halber wurde die Universalform gewählt, wobei Personalentwicklerinnen, Teamleiterinnen, Seminarleiterinnen und Mediatorinnen selbstredend eingeschossen sind.
Der Begriff Moderation wird sehr vielfältig und unterschiedlich verwendet. Für die meisten Menschen ist er eng verknüpft mit dem Begriff der Radio- oder Fernsehmoderation. Dort führt der Moderator gleichsam durch die Sendung, präsentiert die einzelnen Beiträge und gibt mit der Anmoderation einen Vorgeschmack auf die folgende(n) Nummer(n). Falls Gäste im Studio sind, leitet der Moderator die Gesprächsrunde. Dieser Definition von Moderation verwandt ist der Moderator als Conferencier, der durch Live-Veranstaltungen oder Live-Sendungen führt, dem Publikum Gäste oder Redner vorstellt und die verschiedenen Programmpunkte miteinander verknüpft.
Daneben taucht der Begriff Moderator im Internet auf. Der Moderator unterstützt Diskussionsteilnehmer in Webforen dahingehend, dass er ganz generell die Diskussionsregeln festlegt und überwacht, also beispielsweise unerwünschte, unsachliche, unpassende oder verletzende Beiträge im Forum verbie-tet oder löscht. Ebenso ist es seine Aufgabe, Streit zwischen Teilnehmern zu schlichten.
Auch aus dem Bereich der Konfliktbeilegung kennt man den Begriff des Moderators. Hier wird er analog dem Begriff des Mediators verwendet. Hier sorgt der Moderator dafür, dass die Konfliktparteien wieder zur Sachlichkeit zurückkehren, wenn die Diskussion eskaliert.
Ursprünglich heißt moderieren vom lateinischen moderatio/moderare „mäßigen“, „in Schranken weisen“, „lenken“, „steuern“. Ähnlich wird der Begriff in der Physik verwendet: Ein Moderator, beispielsweise Wasser, bremst die Geschwindigkeit von Neutronen, die bei der Kernspaltung frei werden. Wir werden für die weitere Verwendung des Begriffes Moderation in diesem Buch auf diese oben angeführten ursprünglichen Bedeutungen lenken und steuern zurückgreifen.
Für dieses Handbuch soll unter dem Begriff Moderation folgendes verstanden werden:
Bei einer Moderation wird eine Gruppe von einem Moderator mit dem Ziel und der Aufgabe geleitet, unter der Zuhilfenahme verschiedener Arbeitstechniken den gemeinsamen Ergebnisfindungsprozess produktiv, zielorientiert, konfliktvermeidend und ergebnissichernd unter Berücksichtigung und Einbeziehung der Kompetenzen und Meinungen aller Teilnehmer zu gestalten.
Aus dieser Definition ergeben sich zwei Rahmenbedingungen, die ausschlaggebend dafür sind, wie erfolgreich die moderierte Veranstaltung werden kann:
Entscheidungsspielräume der Teilnehmer:
Für die in der Definition angeführte „gemeinsame Ergebnisfindung“ ist das Hauptkriterium das Ausmaß der Mitsprachemöglichkeit der Teilnehmer.
Sollte ein Auftraggeber mit Ihrer Hilfe ein bestimmtes Wunschergebnis einer Veranstaltung (beispielsweise einer Besprechung) durchbringen wollen, macht eine Moderation keinen Sinn. Teilnehmer merken sehr schnell, ob Sie inhaltlich und hinsichtlich des Ergebnisses neutral sind und dementsprechend die Souveränität der Gruppe anerkennen und fördern, oder ob Sie Moderationsmethoden manipulativ und nur zum Schein einsetzen.
Zeitliche Rahmenbedingungen:
Wie wir noch an anderer Stelle ausführen werden, spielt der Faktor Zeit eine wesentliche Rolle für das Gelingen einer moderierten Veranstaltung. Es macht einen erheblichen Unterschied, ob Sie eine Projektteamsitzung mit fünf Teilnehmern oder aber einen Workshop mit 18 Teilnehmern moderieren sollen. Und es macht einen ebenso großen Unterschied, ob die Besprechungsthemen alle Anwesenden gleichermaßen betreffen oder aber nur einige wenige. Nach der Moderationsmetho-de zu arbeiten, macht nur Sinn, wenn Sie dafür ausreichend Zeit zur Verfügung haben.
Die Begriffe „Workshop“ und „Moderation“ sind untrennbar verbunden, weil ersterer den Musterrahmen für letztgenannte Methode darstellt. Auch wenn die Moderationsmethode oder Instrumente daraus gut bei anderen Gelegenheiten eingesetzt werden können, so ist ein Workshop ohne Moderation nicht denkbar.
„Workshop“ ist die Bezeichnung für ein Zusammenkommen von Personen (vergleichbar einem Seminar) mit dem Ziel, bestimmte Themen zu er- und bearbeiten, komplexe Probleme zu diskutieren und (Lösungs-)Strategien zu entwickeln. Workshops dienen daher häufig der Vorbereitung wichtiger Entscheidungen.
Ein wesentliches Erkennungsmerkmal eines Workshops ist, dass die Teilnehmer die für sie relevanten Besprechungsthemen weitgehend selbst definieren und in weiterer Folge eigenständig bearbeiten. Folglich wird wenig Vorbereitetes präsentiert.
Ein weiteres Erkennungsmerkmal ist ein außerordentlich hoher Interaktionsgrad zwischen den Teilnehmern, der vom Moderator bewusst ermöglicht wird, um möglichst viele Perspektiven und Meinungen zu einer Fragestellung zu bekommen.
Wir werden in diesem Buch insbesondere jene Phasen vorstellen und besprechen, die üblicherweise in einem Workshop durchlaufen werden (müssen). Dabei werden Ihnen die gebräuchlichsten Moderationswerkzeuge an die Hand gegeben. In abgeänderter Form können Sie diesen Standardablauf und seine Methoden für sämtliche Gruppenprozesse verwenden. Wir gehen vor allem bei Training, Mediation und Besprechungsleitung auf die entsprechenden Unterschiede und Gemeinsamkeiten ein.
Unabhängig davon, ob Sie also bereits Workshops moderieren oder in Zukunft moderieren möchten, Elemente daraus für Trainings oder Besprechungen verwenden möchten oder schlicht Ihre Moderationswerkzeuge einer Inventur unterziehen wollen: Dieses Buch ist so gestaltet, dass es für all diese Prozesse ohne Einschränkungen verwendet werden kann.
Die Aufgaben des Moderators konzentrieren sich gemäß obiger Definition im Wesentlichen auf die Steuerung des auf das Moderationsziel gerichteten Gruppenprozesses. Der Moderator ist - mit anderen Worten - ein „Katalysator“ für den Ablauf, während die Teilnehmer selbst für den Inhalt des Prozesses, sei es nun Besprechung, Sitzung, Konferenz o.ä. verantwortlich zeichnen.
Natürlich kommt es in der betrieblichen Praxis durchaus vor, dass ein Moderator auch inhaltlich beteiligt ist und eigene Positionen einnehmen muss (z.B. als Teamleiter seiner Teambesprechung). Im strikten Sinne wäre dies für den idealtypischen Moderator nicht erlaubt, weil es seine Rolle als unabhängigen Prozessbegleiter stört. Mehr dazu im Kapitel „in der Besprechung moderieren“.
Die wesentlichen Aufgaben eines Moderators sind:
Je nach Ziel der moderierten Veranstaltung können außerdem noch weitere Aufgaben für den Moderator hinzukommen, so zum Beispiel:
Ein Moderator ist mit einem Gastgeber auf einer Party vergleichbar. Dessen Aufgabe ist es, sich um das Wohl der Gäste zu kümmern. Er stellt Gäste einander vor und beginnt die Konversation, um sie miteinander ins Gespräch zu bringen. Er setzt Rahmenbedingungen und kreiert eine Atmosphäre, in welcher die Gäste sich entfalten und Gemeinsamkeiten und Interessantes „entdecken“ können. Er kümmert sich um die Einhaltung von Hausregeln, begleitet Betrunkene hinaus, hilft bei Notfällen, eröffnet und beendet die Party.
Als Moderator haben Sie eine ähnliche Aufgabe: Sie müssen Ihre Gruppe „am Laufen“ halten, dafür sorgen, dass alle Teilnehmer in die Diskussion einbezogen werden beziehungsweise bleiben und dass jeder das Gefühl hat, „dabei gewesen“ zu sein. Es ist schließlich Ihre Party!
Die Einsatzmöglichkeiten der Moderationsmethode sind beinahe unendlich vielfältig. Wir wollen - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - im Folgenden die in unserer Praxis häufigsten Einsatzgebiete auflisten, um Ihnen dafür ein Gefühl zu geben, und auch, um Sie vielleicht auf den Geschmack zu bringen.
Arbeitsbesprechungen mit vier oder mehr Personen
Gruppen mit weniger als vier Teilnehmern regeln sich im Normalfall von alleine. Damit wirklich produktiv und ergebnisorientiert gearbeitet werden kann, empfiehlt sich das Hinzuziehen eines Moderators ab vier Personen.
Regelmäßige Teamsitzungen
Hier gilt gleiches wie oben: Bei vier oder mehr Besprechungsteilnehmern sollte jemand die Rolle des Moderators übernehmen.
Projektbesprechungen
Projekte haben einen besonderen Status: Die Projektmitarbeiter sind in der Regel Personen aus verschiedenen Abteilungen, die sich dementsprechend zum Teil nicht oder kaum kennen, die hierarchisch gleichgestellt sind und die für das Projekt stundenweise von ihrer eigentlichen Tätigkeit freigestellt sind. Gerade hier gilt es, Sitzungen effizient zu leiten.
Start-up-meeting (Kick-off)
Eine neue Arbeitsgruppe oder ein frisch zusammengestelltes Team beginnt die gemeinsame Arbeit mit einem Meeting, um Grundlagen und Spielregeln für die zukünftige Arbeit festzulegen.
Störungen in der Zusammenarbeit
...untereinander und/oder mit dem Vorgesetzten (z.B. Vertrauensdefizite, Konflikte, ineffektive Besprechungen o.ä.) behindern die Effizienz.
Mangelnde kommunikative Fähigkeiten
...und/oder Methodenkenntnisse bei den Teammitgliedern blockieren oder erschweren eine wirkungsvolle Zielerreichung (z.B. mangelhafte oder fehlende Beherrschung von Kommunikations- oder Arbeitstechniken, unsystematische Vorgehensweise, Fehlen von normierenden „Spielregeln“ usw.)
Optimieren der Zusammenarbeit von Arbeitsteams
Das Team und seine Mitglieder sollen sich bei der Reflexion über ihre Zusammenarbeit zu bereichsüberschauenden Elementen der Unternehmensorganisation entwickeln.
Effizienzsteigerung von Teams
Die Leistungskraft und -bereitschaft bestehender Teams soll neu entzündet oder bei neugebildeten Teams möglichst schnell volle Leistungsfähigkeit erreicht werden.
Workshops aller Art
Es gibt sowohl eine Fülle von Anlassfällen für Moderationen als auch verschiedene Ziele. Diese verlangen teilweise unterschiedliche Maßnahmen.
Wenn Personalverantwortliche oder Trainer von Moderation sprechen, meinen sie damit meistens die Moderation von Workshops oder von (Groß-) Gruppenveranstaltungen wie z.B. Open Space1 oder World Café2.
Bei klassischen Workshops werden im Unterschied zu Besprechungen, Trainings oder auch Mediationen tatsächlich alle Moderationsphasen durchlaufen. Der Workshop ist sozusagen das Paradebeispiel für die Moderationsmethode, auch weil der Auftrag für den Moderator und die Eigenverantwortung der Workshopteilnehmer bekannt und mit der Moderationsmethode klar vereinbar sind (während bei Besprechungen meistens Distanz und hierarchische Unabhängigkeit nicht gegeben sind, im Training wiederum mehr Input vom Vortragenden erwartet wird etc., Details dazu weiter unten).
Streng genommen besteht zwischen Moderation und Besprechungsleitung kein Unterschied. Moderation stellt vielmehr eine spezielle Methode innerhalb der Besprechungsleitung dar. Moderieren bedeutet ja gerade eben, eine Gruppe unter Verwendung spezifischer Arbeitstechniken ziel- und ergebnisorientiert zu lenken. Das ist auch die ureigene Aufgabe eines Besprechungsleiters.
In der beruflichen Praxis wird im Allgemeinen freilich sehr wohl zwischen den Begriffen „Moderator“ und „Besprechungsleiter“ unterschieden. Warum diese Unterscheidung, wenn das eine doch eigentlich Teil des anderen ist?
Prozess-Steuerung