Checkin

Sie möchten auf Ihre Fragen kurze, prägnante und vor allem verlässliche Antworten erhalten. Dieser GU Kompass bietet Ihnen schnelle Hilfe in allen Situationen, die kein langes Zaudern und Zögern gestatten. Ob unterwegs in der Jackentasche oder immer griffbereit am Arbeitsplatz: Jeder Titel dieser Reihe informiert Sie übersichtlich, aktuell, kompetent und lösungsorientiert.

Suchen Sie Ihre Fragestellung, Ihr Stichwort, Ihr Problem im Inhaltsverzeichnis und steigen Sie einfach ein.
Falls Sie unter großem Zeitdruck stehen und nur das Allernotwendigste nachschlagen möchten, halten Sie sich an das im Inhaltsverzeichnis optisch hervorgehobene „Last-Minute-Programm“. Es zeigt Ihnen, worauf Sie keinesfalls verzichten sollten.
Nutzen Sie den Service-Teil mit seinen ergänzenden Dokumenten sowie weiterführenden Hinweisen zu Büchern und Adressen, um bestimmte Aspekte zu vertiefen.

Sie finden alle gängigen Korrespondenz- und Gesprächssituationen übersichtlich gegliedert. Zahlreiche, sofort anwendbare Formulierungsvorschläge ermöglichen die einfache Umsetzung in die Praxis. Zudem gibt es interessante und hilfreiche Tipps, zum Beispiel die Schreibweisen im amerikanischen Englisch (AE) und im britischen Englisch (BE). Ob E-Mail, Fax oder Telefon – Sie werden optimal vorbereitet sein.

1. Grußformeln

Im Englischen gibt es mehr Varianten für die Grußformeln als im Deutschen. Die Auswahl ist abhängig von dem Verhältnis zwischen Sender und Empfänger.

Anrede – Salutation

Dear Sir/Dear Madam/Dear Sir or Madam/Ladies and Gentlemen:

Formelle Anrede, wobei der Empfänger namentlich nicht bekannt ist.

Dear Mr./Mrs./Ms./Miss Brown:

Formelle Anrede, wenn der Name bekannt ist. Sie entspricht etwa „Sehr geehrte/r Frau/Herr Brown“. Statt „Mrs./Miss“ wird für die Geschäftskorrespondenz das familienstandneutrale „Ms. Brown“ verwendet, es sei denn, jemand unterschreibt explizit mit „T. Pole (Mrs.)“.

Dear Victoria/Dear Cliff,

Weniger formelle Anrede unter Geschäftspartnern, der im Deutschen „Liebe Victoria/Lieber Cliff“ entspricht – man nennt sich beim Vornamen und bleibt aber beim respektvollen „Sie“. Diese Anredeform wird im englischen Sprachraum relativ früh verwendet.

Dear Accounting Manager/Dear Sales Department:

Formeller Notbehelf, falls man weder Namen noch Geschlecht des Empfängers kennt.

Dear Terry Wood/Dear J. W. Stockwell,

Vor- und Nachname können kombiniert werden, falls der Name beziehungsweise die Initialen das Geschlecht nicht verraten und man Mr./Ms. vermeiden möchte.

Dear Shipping Agents:

Formelle und höfliche Anrede für eine ganze Gruppe.

Schlussformeln – Closings

Yours faithfully, …

Sehr formelle Standardgrußformel, wenn der Empfänger nicht mit Namen bekannt oder angeredet worden ist; entspricht dem deutschen „Hochachtungsvoll/Mit freundlichen Empfehlungen“.

Respectfully yours, …

Formell, wird verwendet, wenn der Adressat mit Namen bekannt ist, entspricht etwa dem deutschen „Hochachtungsvoll“.

Yours truly/Sincerely yours /Yours sincerely/Sincerely,

Standardgrußformel in Geschäftsbriefen, wird verwendet wie das deutsche „Mit freundlichen Grüßen“.

Cordially/Kind regards,

Informell, unter Geschäftspartnern, die sich mit dem Vornamen anreden, entspricht „Mit herzlichen Grüßen“.

Tipps

Nach der Anrede steht in englischer Geschäftskorrespondenz ein Doppelpunkt oder ein Komma, möglich (aber selten) ist auch gar kein Satzzeichen.
Der eigentliche Brief beginnt danach immer mit einem Großbuchstaben.
Nach der Schlussformel steht ein Komma.
Im BE stehen Abkürzungen ohne Punkt (also Mr/Mrs).

2. Anfrage

Das Ziel von Anfragen ist Information.

Durch präzise Formulierungen sorgen Sie dafür, dass Sie auch genau die gewünschten Informationen erhalten.

Beispiel

Dear Sir or Madam:

Could you please send me information about your secretarial training courses as advertised in the November issue of “The Happy Boss”?

Thank you very much!

Yours faithfully, …

Formulierungshilfen

Bitte senden Sie uns Ihren aktuellen Katalog, Ihre Zahlungsbedingungen und detaillierte Information zu Ihren Rabatten zu.

Would you please send us your latest catalog, full details of your discounts and terms of payment.

Ihre Firma wurde uns von Herrn Martin Bolen in Winnipeg sehr empfohlen.

Your company was highly recommended by Mr. Martin Bolen in Winnipeg.

Bitte schicken Sie uns Informationen über Ihre wasserdichten Behälter, die auf Ihrer Website zu sehen sind. Könnten Sie uns bitte ein Muster zusenden?

Please send us details about your waterproof containers as shown on your website. Please send us a sample of the container.

Wir haben Interesse am Import von kanadischem Ahornsirup (100% rein biologisch) und bitten Sie, uns Ihre Exportpreisliste und Exportbedingungen zuzusenden.

We are interested in importing Canadian maple syrup (100% pure organic) and would like to receive a copy of your export price list and export terms.

Da wir beabsichtigen, eine größere Anzahl Ihrer Digitalkameras der neuen Generation zu bestellen, wüßten wir gerne, ob Sie Mengenrabatte bei einer Bestellung über USD 6000 gewähren.

Since we intend to place a substantial order for your new generation of digital cameras we would like to know whether you grant special quantity discounts for orders exceeding USD 6,000.

Bitte antworten Sie uns umgehend, da wir die Information benötigen, bevor das Weihnachtsgeschäft beginnt.

Please reply asap because we need the information before the Christmas season starts.

Tipps

Die Tausender- und Millionenstellen werden im Englischen durch Komma getrennt: 6,000/12,000/2,678,900.
catalog (AE), catalogue (BE)
asap = as soon as possible
Vorsicht bei manchen Adjektiven und Bezeichnungen von Einwohnern, die von Länden abgeleitet sind. Häufig sind sie identisch (French, Norwegian), manchmal aber auch nicht: Spanish (spanisch), aber Spaniard (Spanier).
inquiry (AE), enquiry (BE)

3. Anfragen beantworten

Die Beantwortung von Anfragen besteht aus drei Teilen: einem einleitenden Dank, der gewünschten Information und dem Angebot weiterer Auskünfte.

Beispiel

Dear Ms. Kellow:

Thank you for inquiring about our secretarial training courses.

I hope the attached information will be of use to you. If you need additional material or would like to sign up for one of the courses, please send me an e-mail or call me at the number mentioned below.

Sincerely, …

Formulierungshilfen

Wir wissen Ihr Interesse zu schätzen und danken für Ihr Schreiben.

We appreciate your interest and thank you for writing to us.

Die in Ihrer E-Mail vom 12. März angeforderten Muster werden morgen per ABC Express an Sie abgeschickt.

The samples you requested in your e-mail of March 12 will be sent to you tomorrow by ABC Express.

Unser Sales Manager, Herr Karl Pringle, hält sich nächste Woche in Monaco auf und ist gerne bereit, in Ihrem Büro vorbeizukommen und die weiteren Details zu besprechen.

Our sales manager, Mr. Karl Pringle, will be in Monaco next week and will be pleased to visit your office and discuss further details.

Ich freue mich darauf, diesen Sachverhalt entweder in London oder München mit Ihnen zu besprechen.

I look forward to discussing this with you either in London or Munich.

Unsere üblichen Zahlungsbedingungen sind –

Our usual terms of payment are –

– per Nachnahme.

– cash/collect on delivery (C.O.D.)(BE/AE).

– zahlbar innerhalb 30 Tagen netto.

– 30 days net.

– 50 Tage ab Lieferungsdatum.

– 50 days from the date of delivery.

Vielen Dank für Ihre E-Mail vom 16.01., in der Sie Informationen zu unseren Produkten erbitten. Als Attachment finden Sie unsere Preisliste.

Thank you for your e-mail of January 16 requesting information about our products. Please find attached our price list.

Tipps

Die englische Schreibweise von Städten und Ländern beachten (Prag – Prague, Lissabon – Lisbon).
Telefonnummern werden im Englischen von hinten in Vierergruppen zusammengefasst und durch Bindestriche getrennt; die Vorwahl steht meist in Klammern; Beispiel: (250) 376-1234.
„Please find attached“ ist die E-Mail-Version von„Beiliegend erhalten Sie …“ (Please find enclosed …)
Die Telefonnummer im E-Mail-Trailer sollte international angegeben werden, zum Beispiel:+44(20)7594-4900, das heißt mit + und ohne Null der Ortsvorwahl.

4. Angebot ablehnen

Von mehreren (unverbindlich) eingeholten Angeboten kann nur eines wahrgenommen, die übrigen müssen abgelehnt werden.

Beispiel

Dear Mr. Kendrick:

Thank you for submitting your estimate for hosting our annual shareholders’ meeting.

Regretfully, we have decided to hold our meeting elsewhere.

We have always been pleased with your hospitality and service. Please be assured that the reason for this decision is not based on the quality of your service.

We will continue to invite your quotations.

Sincerely, …

Formulierungshilfen

Vielen Dank für Ihr Angebot über USD 12000 für eine Übersetzung unseres Benutzerhandbuches.

Thank you for your estimate of USD 12,000 for translating our user manual.

Wir haben Ihr Angebot und die Angebote zweier anderer Firmen sorgfältig geprüft.

We carefully considered your proposal and those of two other companies.

Ich habe mich entschlossen, das Angebot einer anderen Firma anzunehmen.

I have decided to accept another company’s offer.

Wir werden Ihre Daten für zukünftige Aufträge speichern.

We will keep your information on file for future use.

Wir haben uns entschieden, den Vertrag mit Holden Company abzuschließen.

We have decided to give the contract to Holden Company.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir …

We are sorry to inform you that we have …

… uns gezwungen sehen, den Auftrag anderweitig zu vergeben.

… to place the order elsewhere.

… den Auftrag bereits anderweitig vergeben haben.

… already placed the order elsewhere.

Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort auf unsere Angebotsanfrage. Da Sie uns keinen besonderen Einführungspreis gewähren, können wir Ihnen leider keinen Auftrag erteilen.