Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über www.dnb.de abrufbar.

IMPRESSUM

© 2014 gerik CHIRLEK / Edition 24tc

Herstellung und Verlag: BoD - Books on Demand GmbH, Norderstedt

ISBN: 978-3-7357-6454-6

Inhaltsverzeichnis

• Vorwort
• 1 Einleitung
• 2 Dateifunktionen
• 2.1 Öffnen
• 2.1.1 Mehrere Dateien automatisch öffnen
• 2.1.2 Mehrere Dateien auf einmal öffnen
• 2.1.3 Definierte Anzahl von Tabellen öffnen
• 2.1.4 Liste zuletzt geöffneter Dateien
• 2.1.5 Dateien über Windows-Explorer öffnen
• 2.1.6 Mit eigener Standardvorlage öffnen
• 2.2 Schließen
• 2.3 Speichern
• 2.3.1 Speicherung im Hintergrund
• 2.3.2 Speicherpfad
• 2.4 Drucken
• 2.4.1 Seitenumbruch-Vorschau
• 2.4.2 Einfügen eines Druckdatums
• 2.4.3 Tabelle für den Ausdruck anpassen
• 2.4.4 Ausdruck in Farbe / Schwarzweißdruck…
• 2.4.5 Gitternetzlinien im Ausdruck
• 2.4.6 Überschriften im Ausdruck
• 2.4.7 Wiederholungszeilen und -spalten
• 2.4.8 Bereiche drucken
• 2.4.9 Objekte einblenden / ausblenden
• 2.4.10 Problem: Excel druckt leere Seiten
• 3 Editierfunktionen
• 3.1 Markieren
• 3.1.1 Markieren von Zellen
• 3.1.2 Markieren von Spalten
• 3.1.3 Markieren von Zeilen
• 3.1.4 Markieren eines Zellbereiches
• 3.1.5 Markieren eines Zellblockes
• 3.1.6 Tabellenblatt markieren
• 3.1.7 Alle Objekte gleichzeitig markieren
• 3.1.8 Zellen, Zeilen und Spalten markieren
• 3.1.9 Markierung verkleinern / vergrößern
• 3.1.9.1 Verkleinern des markierten Bereiches
• 3.1.9.2 Vergrößern des markierten Bereiches
• 3.1.10 Überprüfen des markierten Bereiches
• 3.2 Kopieren
• 3.3 Verschieben
• 3.4 Suchen
• 3.5 Ersetzen
• 3.6 Zeile
• 3.6.1 Zeilenumbruch
• 3.6.2 Zeile(n) löschen
• 3.6.3 Leerzeile(n) einfügen
• 3.6.4 Zeilenhöhe anpassen
• 3.6.5 Zeile(n) ausblenden
• 3.6.6 Zeile(n) einblenden
• 3.6.7 Zeilen mit Spalten tauschen
• 3.6.8 Zeilen gemäß Bedingung färben
• 3.6.9 Zeilennamen definieren
• 3.6.10 Zeilennummer einfügen
• 3.7 Spalten
• 3.7.1 Spalte(n) einfügen
• 3.7.2 Spalte(n) löschen
• 3.7.3 Spaltenbreite anpassen
• 3.7.4 Spalte(n) ausblenden
• 3.7.5 Spalte(n) (wieder) einblenden
• 3.7.6 Spaltennamen definieren
• 3.7.7 Spalteninhalt aufteilen
• 3.8 Zellen
• 3.8.1 Zellinhalte ausblenden
• 3.8.2 Zellinhalte löschen
• 3.8.3 Dateinamen / Speicherpfad ausgeben
• 3.8.4 Zellen ansteuern
• 3.8.5 Zellen & Inhalte verbinden / verketten
• 3.9 Bereiche
• 3.9.1 Zellbereich als Grafik kopieren
• 3.9.2 Bereichsnamen für Zellen/Zeilen/Spalten
• 3.10 Kopf- und Fußzeilen
• 3.10.1 Kopf- und Fußzeilen als Standard
• 3.10.2 Grafik in Kopf- / Fußzeile einfügen
• 3.10.3 Datum / Zeit in der Kopf- / Fußzeile
• 3.10.4 Titel in Kopf- / Fußzeile einfügen
• 3.11 Arbeitsmappe
• 3.11.1 Wechsel zwischen geöffneten Mappen
• 3.11.2 Navigation in Arbeitsmappen
• 3.12 Tabellen
• 3.12.1 Tabellenblatt einfügen
• 3.12.2 Tabellenblattregister
• 3.12.2.1 Farbige Registerkarte
• 3.13.2.1 Blattregister umbenennen
• 3.12.2.1 Ungültige Tabellenblattnamen
• 3.12.3 Wiederholungszeilen und -spalten
• 3.12.4 Tabellen mit Farbe gestalten
• 3.13 Fixieren
• 3.14 Fenster teilen
• 3.15 Sortieren
• 3.16 Hintergrund anpassen
• 3.17 Hyperlink
• 3.18 Filtern
• 3.18.1 Filtereigenschaften
• 3.18.2 AutoFilter
• 3.18.3 Spezialfilter
• 3.18.4 Zahl vor dem Querstrich (/) herausfiltern
• 3.19 Dateneingaben
• 3.19.1 Daten eingeben
• 3.19.2 Gleichzeitiges Einfügen
• 3.19.3 Aktuelles Datum / Uhrzeit eingeben
• 3.19.4 Eingabe eines Schrägstriches (/)
• 3.19.5 Eingaben abschließen
• 3.19.6 Eingabekorrekturen
• 3.19.7 Eingabefehler finden
• 3.19.8 Übertrag
• 3.19.9 Auswahlliste
• 3.19.10 Linien mit Pfeilspitzen
• 3.20 WordArt-Objekt einfügen
• 3.21 Gitternetzlinien
• 3.22 Auto Korrektur
• 3.23 Kommentare
• 3.24 Auto Ausfüllen
• 3.25 Rahmen einfügen
• 3.26 Gültigkeitsbeschränkung
• 3.27 Eingabe durch Listentext ersetzen
• 3.28 Inhalt der Zwischenablage einfügen
• 3.29 Textfeld
• 3.30 Seitenumbruch
• 3.30.1 Seitenumbruch einfügen
• 3.30.2 Seitenumbruch verschieben
• 3.30.3 Seitenumbruch löschen
• 3.31 Blattnamen / Pfadangaben einfügen
• 3.32 Hinweis-Text hinterlegen
• 4 Formate & Formatierungen
• 4.1 Zeichen in Zellen formatieren
• 4.2 Zahlenformat
• 4.2.1 Eingabe von Zahlen
• 4.2.2 Zahlen mit führender Null
• 4.2.3 Nur volle Tausender darstellen
• 4.2.4 Nullwerte nicht anzeigen
• 4.2.5 Zahlenwerte farbig darstellen
• 4.2.6 Definierte Zahlenwerte anzeigen
• 4.2.7 Dezimal- / Tausendertrennzeichen
• 4.2.8 Feste Dezimalstellen
• 4.2.9 Zahlen nicht anzeigen
• 4.2.10 Zahlen / Rechenzeichen im Textformat.
• 4.2.11 Text und Zahl in einer Zelle
• 4.2.12 Zahlen in Klammern
• 4.2.13 Hochzahlen
• 4.3 Datum
• 4.4 Ausrichten
• 4.4.1 Ausrichten am Dezimalkomma
• 4.4.2 Blocksatz
• 4.4.3 Zentrieren über Spalten
• 4.4.4 Links- / rechtsbündig ausrichten
• 4.5 Autoformat
• 4.6 Formatierung einer Zelle übertragen
• 4.7 Zahl und Text in einer Zelle
• 4.8 Bedingte Formatierung
• 4.8.1 Wert zwischen χ und y farbig darstellen…
• 4.8.2 Minimalen Wert farbig markieren
• 4.8.3 Maximalen Wert farbig markieren
• 4.8.4 Jede zweite Zeile farbig hinterlegen
• 4.8.5 Grenzwert farbig hinterlegen
• 4.8.6 Kennbuchstaben farbig hinterlegen
• 4.8.7 Bedingte Formatierung suchen / finden
• 4.9 Formatvorlage verwenden / anlegen

Vorwort

Mit dem vorliegenden Buch der Reihe 'Probleme und Lösungen' erhalten Sie ein kleines Nachschlagewerk für den Umgang mit Microsoft^® Excel. Es wurde so aufgebaut, dass bereits geringste Kenntnisse der Oberfläche von Microsoft^® Windows^® und Microsoft^® Excel genügen, um aus den beschriebenen Lösungsansätzen Antworten zu einem vorhandenen Problem zu finden.

Zur besseren Übersicht dienen nachstehende Darstellungen:

Courier New	Formel, Schaltfläche etc.
	Taste
	Tasten gleichzeitig drücken
	Tasten nacheinander drücken
Kursiv	Hinweistext

Da oft diverse Wege zum gleichen Ziel führen (bspw. Funktion 'Kopieren') haben wir uns mehrheitlich auf eine Möglichkeit beschränkt. Sicherlich werden Sie im Umgang mit der Software noch weitere Wege entdecken.

Wir wünschen Ihnen, dass Sie mit diesem Buch eine kleine Unterstützung für Ihren Alltag finden. Viel Spaß beim Studieren und Ausprobieren.

Köln, im April 2014

Gerik und Tami Chirlek

Bücher der Reihe 'Probleme und Lösungen' erschienen erstmalig im Jahr 2004. Mit freundlicher Genehmigung der damaligen Herausgeberin Claudine Hirschmann - durften Reihe wie auch Inhalte übernommen und aktualisiert werden.

1 Einleitung

Microsoft^® Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Abb. 1: Darstellung Excel 2010

Ein Tabellenblatt von Excel verfügt über 16.384 Spalten und 1.048.576 Zeilen.

Abb. 2: Darstellung Excel 2010

Die zu Grunde liegende kleinste gemeinsame Einheit ist eine eindeutig definierte Zelle. Dadurch entsteht eine Adressierbarkeit, das heißt der Ort zum Abspeichern von Daten kann genau benannt werden. So bezeichnet die Zelle Al immer die erste Spalte (A) und davon die erste Zeile (1).

Abb. 3: Darstellung Excel 2010

Jede Zelle kann verschiedene Inhalte haben:

• - Text (ist eine Abbildung von Zeichen und wird links ausgerichtet)
• - Wert (ist ein numerischer Ausdruck, d. h. eine berechenbare Zahl und wird rechts ausgerichtet)
• - Formel (ist eine Berechnung und beginnt am Anfang mit '=')

Auch wenn die maximale Spaltenbreite nur 255 Zeichen umfasst, darf der Inhalt einer Zelle aus maximal 32.767 Zeichen bestehen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass Excel der IEEE 754-Spezifikation zur Speicherung und Berechnung von Gleitkommazahlen folgt. Deshalb werden nur 15 signifikante Ziffern in einer Zahl gespeichert und folgende Ziffern in Nullen geändert. Zur Darstellung müsste dann das Textformat genutzt oder Leerzeichen an beliebigen Stellen eingefügt werden.

Weitere Spezifikationen können folgender Internetseite entnommen werden:

http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/spezifikati-onen-und-beschrankungen-in-excel-HP010342495.aspx

Abschließend sei noch darauf verwiesen, dass im Umgang mit Excel nicht nur Eingaben in Zellen möglich sind, sondern auch in Dialogfenstern erforderlich sein können.

Abb. 4: Darstellung Excel 2010

Ein Dialogfenster ist meist selbsterklärend. Es enthält oft Eingabe- und Auswahlfelder, darüber hinaus Checkboxen und Optionsfelder.

Checkbox	- aktiviert
	- deaktiviert
Optionsfeld	- ausgewählt
	- nicht ausgewählt

Mehr bedarf es an dieser Stelle nicht, um sich die Welt der Excel-Tabellenkalkulation zu erschließen.

2 Dateifunktionen

2.1 Öffnen

2.1.1 Mehrere Dateien automatisch öffnen

Mit nachstehenden Schritten kann definiert werden, welche Dateien beim Starten von Excel automatisch geöffnet werden sollen.

1. Offnen des Windows-Explorers.
2. In der rechten Spalte an beliebiger Stelle: Mausklick (rechte Maustaste).
3. In dem sich öffnenden Kontextmenü auswählen: 'Neu' → 'Ordner'.

   Damit wird ein neuer Ordner erstellt.

4. Für den soeben erstellten Ordner einen Namen vergeben (bspw. WICHTIGE). In diesen werden alle Dateien abgelegt (verschoben / kopiert), die automatisch geöffnet werden sollen.
   1. a. Bei einzelnen / nicht zusammenhängenden Dateien: Taste drücken und gedrückt halten, danach Mausklick (linke Maustaste) auf die automatisch zu öffnenden Dateien.

      Damit werden diese markiert.

   2. b. Bei mehreren zusammenhängenden Dateien: Taste drücken und gedrückt halten, danach Mausklick (linke Maustaste) auf die erste und letzte automatisch zu öffnende Datei.

      Damit werden diese und alle dazwischen liegenden Dateien markiert.

5. Wenn alle betreffenden Dateien markiert sind: Taste bzw. wieder loslassen und Mausklick (rechte Maustaste) auf eine der markierten Dateien.
6. In dem sich öffnenden Kontextmenü auswählen: 'Ausschneiden' oder 'Kopieren'.
7. Doppelmausklick (linke Maustaste) auf den angelegten Ordner (hier im Beispiel: WICHTIGE).

   Damit wird dieser geöffnet.

8. In diesen Ordner Mausklick (rechte Maustaste).
9. In dem sich öffnenden Kontextmenü auswählen: 'Einfügen'.

   Damit werden alle zuvor markierten Dateien in diesem Ordner abgelegt.

10. Programm Excel starten.
11. In der Menüleiste auswählen: 'Datei' → 'Optionen' → 'Erweitert'.
12. In dem sich öffnenden Dialogfenster auswählen: Abschnitt 'Allgemein'.
13. Im Feld für 'Beim Start alle Dateien öffnen in' den erstellten Ordner mit Pfad angeben (z. B. E: \ WICHTIGE).
14. Mausklick (linke Maustaste) auf die Schaltfläche 'OK'.

    Hinweis: Beim nächsten Aufruf von Excel werden nun alle Dateien des betreffenden Ordners automatisch geöffnet. Sollten sich in dem Ordner auch Dateien befinden, die kein gültiges Excel - Format aufweisen, bspw. Dokumente aus Word oder PowerPoint, wird zu den einzelnen Dateien ein Fehlerhinweis ausgegeben, der einzeln bestätigt werden muss. (Mausklick (linke Maustaste) auf die Schaltfläche 'OK'.) Darum ist es empfehlenswert, diesen Ordner ausschließlich für Excel -Dateien vorzubehalten.

Deaktivieren des automatischen Öffnens von Dateien

Sollen beim Aufruf von Microsoft^® Excel nicht mehr automatisch Dateien geöffnet werden, muss der Ordnereintrag wieder gelöscht werden.

1. In der Menüleiste auswählen: 'Datei' → 'Optionen' → 'Erweitert'.
2. In dem sich öffnenden Dialogfenster auswählen: Abschnitt 'Allgemein'.
3. Im Feld für 'Beim Start alle Dateien öffnen in' den erstellten Ordner mit Pfad löschen (z. B. E: \WICHTIGE).
4. Mausklick (linke Maustaste) auf die Schaltfläche 'OK'.

2.1.2 Mehrere Dateien auf einmal öffnen

Mit nachstehenden Schritten können die zu öffnenden Dateien ausgewählt und auf einmal geöffnet werden.

1. Offnen des Windows-Explorers.
2. In der Menüleiste auswählen: 'Datei' → 'Öffnen'.
3. Taste drücken, gedrückt halten und mit der Maus (linke Maustaste) alle Dateien anklicken, die geöffnet werden sollen.
4. Taste wieder loslassen.
5. Mausklick (linke Maustaste) auf die Schaltfläche 'Öffnen'.

   Nun öffnet Excel alle zuvor ausgewählten Dateien.

2.1.3 Definierte Anzahl von Tabellen öffnen

Nachstehende Schritte definieren, mit welcher Anzahl an leeren Tabellenblättern (maximal 255) eine neue Arbeitsmappe geöffnet werden soll.

1. In der Menüleiste auswählen: 'Datei' → 'Optionen' → 'Allgemein'.
2. Im Feld 'Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen' gewünschte Blattanzahl angeben.
3. Mausklick (linke Maustaste) auf die Schaltfläche 'OK'.

Tipp:

Wenn mithilfe von Microsoft^® Excel die Dokumentation bspw. für eine Steuererklärung angefertigt werden soll, kann es sinnvoll sein, die Einnahmen und Ausgaben pro Kostenbereich auf unterschiedlichen Tabellenblättern darzustellen. Dabei empfiehlt es sich, von vornherein mit einer größeren Anzahl von Tabellenblättern zu starten, als diese einzeln hinzuzufügen.

2.1.4 Liste zuletzt geöffneter Dateien

Eine Liste der zuletzt geöffneten Excel -Dateien wird im Menüpunkt 'Datei' rechts dargestellt (standardmäßig ist die Liste auf 25 Einträge begrenzt). Mit nachstehenden Schritten kann definiert werden, wie viele Einträge die Liste der zuletzt geöffneten Dateien enthalten soll.

1. In der Menüleiste auswählen: 'Datei' → 'Optionen' → 'Erweitert'.
2. In dem sich öffnenden Dialogfenster auswählen: Abschnitt 'Anzeige'.
3. Im Feld für 'Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente anzeigen' die gewünschte Anzahl eingeben (maximal 50).
4. Mausklick (linke Maustaste) auf die Schaltfläche 'OK'.

Tipp: