Winfried Seimert
Access
Praxiswissen für Einsteiger
Für die Versionen 2007 bis 2016
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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.
ISBN 978-3-95845-403-3
1. Auflage 2016
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Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Lektorat: Sabine Janatschek
Sprachkorrektorat: Susanne Creutz
Covergestaltung: Christian Kalkert, www.kalkert.de
Satz: Petra Kleinwegen
Bildnachweis: @ SashkinSpondylolithesis / fotolia.com
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Bevor es losgeht!
Über dieses Buch
Der Weg durch die Versionen
Kapitel 1: Basiswissen Access
1.1 Planung einer Datenbank
1.2 Grundlegende Begriffe
Datenbank
Datenbank-Management-System
Datenbankfenster
Objekte
Tabellen
Zeilen
Spalte
Datenfelder (Zellen)
Felddatentypen
Datensätze
Abfragen
Formulare
Berichte
Makros
Module
Vorlagen
Ansichten
1.3 Relationale Datenbanken
Schlüssel
Beziehungen
Das relationale Datenbankmodell
1.4 Bedienungsgrundlagen Access 2016
Programmstart
Datenbank anlegen und speichern
Der Bildschirmaufbau
Datenbankaktionen
Datenbank öffnen
Datenbank schließen
1.5 Tastenkombinationen
Tasten im Navigationsbereich
Tasten in Tabellen und Formularen
Bearbeitungstasten
Funktionstasten
Kapitel 2: Datenbank und Daten
2.1 Anlegen einer Datenbank
2.2 Tabellen
Tabellenstruktur
Tabelle »Adressen Lieferanten«
Tabelle »Auftragsdaten Lieferanten«
Tabelle »Kunden«
Tabelle »Artikel«
Tabelle »Verkäufe«
2.3 Beziehungen
Referentielle Integrität
Mit Beziehungen arbeiten
Beziehungen löschen
Kapitel 3: Dateneingabe
3.1 Auto-Formulare
3.2 Mit dem Assistenten erstellte Formulare
Standardformulare
Unterformulare
3.3 Formulare anpassen
Formularaufbau
Formularkopf und -fuß
Seitenkopf und -fuß
Formulargröße
Daten- und Bezeichnungsfelder
Formatierungen
3.4 Eigenhändige Formulare
Formulare mit Feldern
Formulare mit Steuerelementen
Formulare mit berechneten Feldern
Kapitel 4: Daten verwalten
4.1 Daten ändern
Daten im Datenblatt ändern
Formular zur Datenänderung aufrufen
Daten löschen
4.2 Datenaustausch
Datenübernahme
Datenausgabe
4.3 Datenbankobjekte ändern
Umbenennen
Kopieren
Löschen
Ein- bzw. ausblenden
Ansicht der Objekte
4.4 Daten suchen, finden oder ersetzen
Daten suchen
Daten ersetzen
Kapitel 5: Datenauswertung
5.1 Filter
Auswahlbasierter bzw. auswahlausschließender Filter
Formularbasierter Filter
Spezialfilter/-sortierung
5.2 Abfragen
Die Abfrage-Assistenten
Auswahlabfrage manuell erstellen
Aktionsabfragen
5.3 Berichte
Bericht erstellen
Bericht ansehen und ausdrucken
Bestandteile eines Berichts
Bericht verändern
Adressetiketten
Kapitel 6: Access automatisieren
6.1 Navigationsformular
Navigationsformular erstellen
Navigationsformular automatisch starten
6.2 Makros
Makros erstellen
Makros im praktischen Einsatz
6.3 Module und Visual Basic
Begrifflichkeiten
VBA – der erste Eindruck
6.4 Datenbank schützen
Die Datenbank komprimieren und reparieren
Kennwortschutz
Ausführbare Datei: ACCDE
Danke, dass Sie zu diesem Buch gegriffen haben! Vielleicht kennen Sie die Programme Microsoft Word, Excel und/oder PowerPoint und möchten nun wissen, was es mit dem Vierten im Bunde der »großen Vier« auf sich hat.
Access ist eine relationale Datenbank, deren Bedeutung ständig wächst, zumal in unserer innovativen Zeit die strukturierte Sammlung von Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten immer wichtiger wird. Doch um nicht in der alltäglichen Datenflut unterzugehen, ist es genauso wichtig, diese Daten zu sichern und zur rechten Zeit wiederzufinden.
Vielleicht haben Sie auch schon gehört, dass der Umgang mit Datenbanken nur etwas für Profis sei und deshalb lange damit gehadert, ob Sie sich auf das »Abenteuer« Datenbank einlassen sollen. Das gilt jedoch nicht für den Umgang mit Access und erst recht nicht für die aktuelle Version 2016. Im Gegensatz zu anderen Datenbankprogrammen ist der scheinbare Widerspruch zwischen Anwenderdatenbank und Entwicklungsumgebung hier sehr gut gelöst worden. Gleichgültig, ob Sie nur Ihre privaten Adressen ordnen wollen oder eine komplexe Firmenverwaltung planen, Access eignet sich für beide Bereiche. So können Sie recht problemlos einsteigen und müssen später, wenn die Ansprüche steigen, nicht auf ein anderes System wechseln.
Access bietet eine einfache Lösung zur Verwaltung Ihrer Daten. Zugleich beinhaltet das Access-Programmpaket aber nicht nur die herkömmlichen Datenmanagement-Werkzeuge, sondern enthält daneben noch zahlreiche Werkzeuge zur Bearbeitung, Analyse, Auswertung und Präsentation der Daten, die Ihnen in diesem Buch vorgestellt werden. Des Weiteren erfahren Sie, wie Sie mithilfe der eingebauten Programmiersprache Ihre Datenbanken auf Ihre individuellen Wünsche einstellen können.
Um Ihnen diesen Vorteil zu demonstrieren, ist dieses Buch wie ein Seminar aufgebaut. Dabei werden die meisten praxisrelevanten Programmfunktionen von Microsoft Access – und das sind gewiss nicht wenige – erläutert. Dementsprechend kann man dieses Buch von vorne bis hinten durchlesen oder – und das wurde beim Schreiben berücksichtigt – nur kapitelweise. Die einzelnen Kapitel unterliegen zwar einer chronologischen Reihenfolge, sind aber jeweils in sich abgeschlossen. Das durchgängig verwendete Beispiel der fiktiven Weinhandlung Schöpple führt Sie durch alle Kapitel und so sollten Sie am Ende über eine recht ansprechende Datenbank verfügen. Sie lernen sozusagen Schritt für Schritt, wie man Access in der Praxis einsetzen kann. Dabei habe ich versucht, die Dateneingabe so weit wie möglich gering zu halten. Deshalb wurde bei diesem Buch auch bewusst auf eine CD verzichtet und somit auch ein bisschen auf Bequemlichkeit. Aus vielen Schulungen weiß ich, dass viele Teilnehmer eine Scheu vor dem »vielen« Tippen haben. Doch es geht gerade darum, wie Sie allein die Probleme stemmen, die sich aus den Anforderungen des Datenbankalltags ergeben. Eine Musterdatenbank, in der Sie lediglich nachschauen, wie etwas gemacht wurde, ist etwas anderes, als wenn Sie eine Datenbank von Grund auf selbst erstellen. Dass Sie vielleicht das eine oder andere Mal nachschauen mögen, können Sie sich allerdings die Beispieldatenbank unter www.mitp.de/401 herunterladen.
Was dieses Buch allerdings nicht kann, ist eine umfassende Erläuterung zu allen Optionen des Programms zu geben, da dazu der zur Verfügung stehende Platz begrenzt ist. Ich habe deshalb versucht, die meiner Erfahrungen nach häufigsten praxisrelevanten Arbeiten und Probleme darzustellen. Das führt natürlich dazu, dass der eine oder andere Aspekt vielleicht kürzer ausfällt, als Sie sich beim Durcharbeiten vielleicht wünschen. Das gilt insbesondere für den letzten Teil, Makros und VBA, in dem ich Ihnen zeigen möchte, was noch alles möglich ist.
Ein heikles Thema bei Softwareprogrammen sind die unterschiedlichen Versionen. Das Buch wurde auf einem Computer mit Windows 10 und Access 2016 verfasst. Beim Schreiben dieses Buches wurde darauf geachtet, dass Sie die wesentlichen Schritte problemlos mit den Versionen 2007, 2010, 2013 und 2016 nachvollziehen können. Wie ein Blick auf die nachfolgende Abbildung zeigt, unterscheidet sich der grundlegende Aufbau der Versionen nur wenig. An einigen Stellen findet man eine andere Bezeichnung, so hieß das Menüband in der Version 2007 noch Multifunktionsleiste, doch sind die Beschreibungen der Vorgehensweise vergleichbar.
Abb. E.1: Startschirm Access 2007
Access 2007 erschien am 30. Januar 2007 gleichzeitig mit dem Betriebssystem Windows Vista. Es war die erste Version, die die klassische Menüstruktur nebst der bis dato üblichen Symbolleisten durch eine so genannte Multifunktionsleiste (oft auch als Ribbon bezeichnet) ersetzte. Microsoft hatte das gesamte Layout verändert, weil man hoffte, oft benötigte Funktionen so schneller zu erreichen. Die Multifunktionsleiste fasste die bisherigen Befehle in Gruppen zusammen und ergänzte diese durch Listen- und Dialogfelder. Diese Elemente wurden in einzelnen Registern zusammengefasst.
Abb. E.2: Die neue Multifunktionsleiste ließ Access in einem anderen Licht erscheinen
Gleichfalls fand auch ein Paradigmenwechsel beim Dateiformat statt. Bis zu Version Access 2003 speicherte Access alle Daten einer Datenbankanwendung in einer einzigen Datei des eigenen mdb-Dateiformates ab. Ab Version 2007 können Sie zwischen dem neuen accdb-Dateiformat und dem alten wählen.
Der Nachfolger Access 2010 brachte im April 2010 erstmals eine eine 64-Bit-Version, die auf 64-Bit-Versionen der Windows-Systeme Windows XP SP3, Windows Vista, Windows 7 und Windows 8 installiert werden konnte.
Abb. E.3: Access 2010-Startschirm
Die Oberfläche wurde aufgeräumt und insbesondere der neue Backstage-Bereich (ein Bereich, in dem die Dateiaktionen zusammengefasst wurden) fand Einzug, der eine vereinfachtere Datei- bzw. Datenbankverwaltung bot.
Die Multifunktionsleiste wurde in Menüband umbenannt und einzelne Befehle neu geordnet.
Abb. E.4: Der Arbeitsschirm von Access 2010
Access 2013 brachte eine Anpassung der Oberfläche an das Aussehen von Windows 8 und war somit besser für Touchscreens geeignet.
Abb. E.5: Access 2013, der Startschirm
Große Veränderungen gab es keine, sie waren mehr optischer Natur. So wurde das neue farbärmere Design des Officepakets auch hier verwendet. Daneben ist es nun einfacher, externe Daten wie beispielsweise Access-Desktopdatenbanken oder Microsoft Excel-Dateien zu integrieren.
Abb. E.6: Der Arbeitsschirm von Access 2013
Office 2016 – und damit Access 2016 – ist seit September 2015 verfügbar. Die Anpassungen, die vorgenommen wurden, betreffen weitestgehend die Adaption an Windows 10.
Wie Sie am Startbildschirm der aktuellen Version sehen, hat sich optisch nicht viel verändert, sodass Sie sich hier wohl am schnellsten als Umsteiger zurecht finden dürften.
So, gewiss wollen Sie jetzt gleich loslegen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren. Denken Sie daran, dass noch kein Meister vom Himmel gefallen ist! Das Arbeiten mit Access benötigt etwas mehr Anlaufzeit als das mit den anderen Office-Programmen. Doch wenn Sie sich eine Weile damit beschäftigt haben, werden Sie sich – wie ich – ein Arbeiten ohne Access kaum noch vorstellen können.
Abb. E.7: Der Startbildschirm von Access 2016
In diesem Sinne hoffe ich, dass Ihnen das Buch gefällt und Sie eine Menge Nutzen für Ihre tägliche Arbeit daraus ziehen können.
Winfried Seimert