7Im Büro

Begrüßung

Kollegen, Kunden, Geschäftspartner – jeder Kontakt beginnt standardmäßig mit einigen höflichen Willkommensworten. Doch Begrüßung ist nicht gleich Begrüßung. Abhängig davon, wie gut man sein Gegenüber kennt, fällt die Begrüßungsfloskel unterschiedlich aus.

• Hi! – sehr informelle Begrüßung, im Geschäftsleben eher unüblich
  
• Hello! – informelle Begrüßung zwischen Kollegen derselben Hierarchiestufe, die sich gut kennen
  
• Good morning! Good afternoon! Good evening! – formelle Begrüßung, gängigste Willkommensformel im Business-Bereich
  

How are you?

Häufig begrüßt man sich im Englischen mit der Frage „How are you?“. Anders als im Deutschen erwartet Ihr Gegenüber im englischsprachigen Raum darauf keine längeren Ausführungen zum Gesundheitszustand und Wohlbefinden der Familie. Antworten Sie einfach mit: „Thanks, I’m fine.“ – auch, wenn es Ihnen gerade nicht blendend geht. Das gilt vor allem für Gespräche mit Vorgesetzten, Kunden und Geschäftspartnern. Unter Kollegen ist auch die Antwort „Not bad.“ möglich.

8Trifft man Personen zum ersten Mal, ist die Begrüßung in der Regel an eine Vorstellungsrunde gekoppelt.

• I’d like you to meet John. – Ich möchte Dich gerne John vorstellen.
  
• May I introduce John? – Darf ich Dir John vorstellen?
  
• I’d like to introduce you to John. – Darf ich Dich John vorstellen?
  

Ist keine dritte Person zugegen, die die Anwesenden miteinander bekanntmachen kann, können Sie sich auch selbst vorstellen:

• I am Henry Smith.
  

Vor- oder Nachname?

Sowohl in England als auch in den USA ist es üblich, sich im Geschäftsleben vorzugsweise mit dem Vornamen anzureden. Dabei gelten ähnliche Kniggeregeln wie in Deutschland: Gleichaltrige bzw. bei Kollegen auf gleicher Hierarchiestufe sprechen sich mit dem Vornamen an. Ranghöhere bieten Rangniedrigen den Vornamen an. Um mögliche Fettnäpfchen zu umgehen, stellen Sie sich am besten mit Vor- und Nachnamen vor. In den meisten Fällen wird Ihr Gegenüber dann automatisch vom Vornamen Gebrauch machen.

Nachdem Sie jemanden vorgestellt bekommen haben, drücken Sie Ihre Freude darüber aus, den anderen kennenzulernen:

• 9Nice to meet you. – Es freut mich, Sie kennenzulernen.
  
• Pleased to meet you. – Angenehm.
  

How do you do?

Anders als „How are you? “ (Wie geht’s?) verwendet man „How do you do?“ (gleichbedeutend mit „Angenehm!“) nur beim ersten Kennenlernen. Der Angesprochene erwidert die Höflichkeitsfloskel dabei ebenfalls mit „How do you do?“.

„How do you do?“ ist darüber hinaus formeller als „Nice to meet you.“ und daher im Berufsleben vor allem mit (neuen) Kunden und Geschäftspartnern üblich.

Exkurs: CEO, COO oder CTO?

Bei Geschäftskontakten werden häufig nicht nur die Personen selbst vorgestellt, sondern neben dem Namen auch die Position im Unternehmen mit erwähnt – vor allem wenn es sich um höhere Management-Posten handelt. Zwar sind Abkürzungen wie CEO, COO und CTO mittlerweile auch in vielen deutschen Firmen gebräuchlich, aber vielerorts sorgen Sie noch immer für Verwirrung.

Um Ihr Gegenüber richtig einschätzen und ansprechen zu können, sollten Sie unbedingt wissen, welche Funktionen und Aufgaben sich hinter den gebräuchlichsten Abkürzungen verstecken:

13Wen auch immer Sie vor sich haben – den Geschäftsführer, den technischen Leiter oder einen anderen Mitarbeiter – welche Smalltalk-Themen sich nach der Begrüßung und Vorstellung am besten eignen, um ein unverfängliches Gespräch zu beginnen, und wie Sie diese wortgewandt formulieren, erfahren Sie im Kapitel Die besten Smalltalk-Themen ab Seite 82.

Mein Schreibtisch

Tacker, Locher, Computer-Maus und Co. gehören – zumindest für „Schreibtischtäter“ – zu den täglichen Arbeitsmitteln. Das ist bei deutschen Büroangestellten genauso wie bei englischen, amerikanischen oder australischen „White-Collar Workers“. Um effizient zusammenzuarbeiten, ist es daher hilfreich, wenn man die wichtigsten Schreibtischutensilien auch in englischer Sprache benennen 14kann. Werfen wir also gemeinsam einen Blick auf einen gewöhnlichen Büroarbeitsplatz.

Tipp: Wortschatz überprüfen

Für die meisten Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch kennen Sie bereits die englische Entsprechung? Dann testen Sie Ihr Wissen: Halten Sie die rechte Seite der folgenden Liste einfach verdeckt und überprüfen Sie so Ihre Sprachkenntnisse.

Vorsicht: False Friend

Das Wort „calendar“ bezeichnet im Englischen ausschließlich den Wandkalender. Für einen Organizer im Taschenformat – also den klassischen Terminkalender – verwendet man dagegen „planner“, „appointment book“, „datebook“ oder „organizer“.

Sollte Ihnen dennoch einmal die richtige Bezeichnung für einen Gegenstand im Büro fehlen, dann zeigen Sie am besten darauf und bitten Ihren englischsprachigen Kollegen, 17Ihnen doch netterweise das „thingamajig“, also das „Dingsbums“ zu reichen.

Auf dem Weg durch das Unternehmen

Ankunft

Als Gast sind Sie auf dem Weg durch die Räumlichkeiten vermutlich auf Hilfe angewiesen. Holt man Sie nicht persönlich ab, dann fragen Sie nach dem Weg! Gelegenheit dazu bietet sich meistens am Empfang (reception).

Fragen, aber bitte höflich!

Wenn Sie sich nach dem Büro eines Kollegen erkundigen möchten, beginnen Sie Ihre Frage bitte NICHT mit „Can you …?“. Diese Formulierung wirkt unhöflich! Verwenden Sie stattdessen lieber: „Would you please …?“ oder „Could you please …?“

18Hier können Sie sich unter anderem nach einer Parkgelegenheit erkundigen, den Weg zum Konferenzsaal erklärenlassen oder sich nach dem Büro des Mitarbeiters erkundigen, zu dem Sie unterwegs sind. Mögliche Fragen sind zum Beispiel:

• Could you please tell me where the parking garage is?
  

Parkplätze